Angebot geschickt, keine Antwort: So fasst du freundlich nach

Wann solltest du ein Angebot nachfassen? Ein guter Zeitpunkt ist zwei bis vier Werktage nach dem Versand, mit einer kurzen, freundlichen Frage, ob alles angekommen ist und ob noch etwas offen ist. Wenn du danach noch einmal nachfragst und eine klare Frist nennst, gibst du deinem Kunden einen guten Anlass, dir zu antworten, egal ob mit Ja oder Nein.

Viele Handwerker und Dienstleister scheuen sich davor, weil es sich wie Drängen anfühlt. Richtig gemacht ist Nachfassen aber ein Service: Vielleicht wurde dein Angebot einfach vergessen, oder dem Kunden fehlt noch eine Kleinigkeit. In diesem Artikel bekommst du einen einfachen Rhythmus, Vorlagen zum Kopieren und die wichtigsten Regeln zu Kostenvoranschlag und Angebotsfrist in Österreich.

Warum bleiben Angebote ohne Antwort?

Nicht unbedingt, weil der Kunde dich nicht will. Oft liegt es einfach daran, dass er noch mit dem Partner reden möchte, ein zweites Angebot abwartet, eine Frage hat, die er nicht stellen will, oder dass das Mail im Posteingang untergegangen ist. Ein freundliches Nachfassen klärt alle diese Fälle.

Wichtig ist der Ton. Du fragst nicht „Haben Sie sich schon entschieden?“, sondern bietest Hilfe an: „Ist noch etwas offen, das ich erklären kann?“ So fühlt sich der Kunde nicht unter Druck gesetzt, sondern gut betreut.

Ein einfacher Rhythmus zum Nachfassen

Damit Nachfassen nicht vom Bauchgefühl abhängt, hilft ein fester Ablauf. Hier ist ein Vorschlag, den du an dein Geschäft anpassen kannst:

• Tag 0: Angebot schicken und im Mail schon sagen, wann du dich meldest.
• Tag 2 bis 4: Kurze Nachfrage, ob alles angekommen ist und ob es Fragen gibt.
• Tag 7 bis 10: Zweite Nachricht mit einem Mehrwert, etwa einem Foto eines ähnlichen Projekts oder einem Terminvorschlag.
• Kurz vor Ablauf der Angebotsfrist: Freundlicher Hinweis auf die Frist und die Frage, ob du den Termin reservieren sollst.
• Danach: Abschließen und notieren, warum es nicht geklappt hat.

So geht’s: Trag dir jedes Angebot mit Versanddatum in eine Liste oder in deinen Kalender ein und setz dir gleich die zwei Erinnerungen. So geht keines mehr verloren.

Anrufen oder schreiben?

Beides funktioniert, je nachdem, wie der Kunde zu dir gekommen ist. Hat er angerufen, ruft er wahrscheinlich auch gern zurück. Hat er über das Kontaktformular geschrieben, ist eine Mail meistens angenehmer. Am einfachsten ist es, wenn du schon beim ersten Gespräch fragst: „Darf ich mich in ein paar Tagen bei Ihnen melden, falls noch Fragen offen sind? Lieber per Anruf oder per Mail?“

Diese Frage hat auch einen rechtlichen Vorteil. Anrufe zu Werbezwecken brauchen laut WKO eine vorherige Einwilligung. Wenn dein Kunde dir ausdrücklich erlaubt hat, dich wegen des Angebots zu melden, bist du auf der sicheren Seite. Notier dir das kurz beim Angebot.

Vorlagen zum Kopieren

Erste Nachfrage per Mail: „Guten Tag Frau Mustermann, ich wollte kurz nachfragen, ob mein Angebot für die Badsanierung gut bei Ihnen angekommen ist. Wenn etwas unklar ist oder Sie eine Variante brauchen, sagen Sie mir einfach Bescheid. Ich rufe Sie gern auch kurz an. Liebe Grüße, Markus Mustermeister“

Zweite Nachricht mit Mehrwert: „Guten Tag Frau Mustermann, im Anhang schicke ich Ihnen zwei Fotos von einem ähnlichen Bad, das ich im Frühjahr in Strasshof umgebaut habe. Für Juni hätte ich noch eine Woche frei. Soll ich sie für Sie vormerken? Liebe Grüße, Markus Mustermeister“

Hinweis auf die Frist: „Guten Tag Frau Mustermann, mein Angebot gilt noch bis Freitag. Wenn Sie mehr Zeit brauchen, ist das kein Problem, geben Sie mir einfach kurz Bescheid. Und falls Sie sich anders entschieden haben, freue ich mich auch über eine kurze Rückmeldung.“

Am Telefon reicht ein Satz: „Ich wollte nur hören, ob mein Angebot angekommen ist und ob ich noch etwas erklären kann.“ Dann hörst du zu.

Wie lange gilt ein Angebot in Österreich?

Das regelt § 862 ABGB. Nennst du eine Frist, muss das Angebot innerhalb dieser Frist angenommen werden, und vor ihrem Ablauf kannst du es nicht zurückziehen. Nennst du keine Frist, gilt bei einem Angebot an einen Abwesenden, also etwa per Mail oder Post, die Zeit, in der du unter normalen Umständen mit einer Antwort rechnen kannst. Danach erlischt es.

Eine klare Frist wie „Dieses Angebot gilt bis 30. November“ hat also gleich zwei Vorteile: Du weißt, wie lange du gebunden bist, und du hast einen natürlichen Anlass für deine letzte Nachfrage. Wie lang die Frist sein soll, hängt von deinem Geschäft ab. Bei schwankenden Materialpreisen ist eine kürzere Frist sinnvoll.

So geht’s: Schreib in jede Angebotsvorlage eine Zeile mit einem konkreten Gültigkeitsdatum, nicht nur „gültig 30 Tage“. Ein Datum ist für beide Seiten eindeutiger.

Kostenvoranschlag: verbindlich, unverbindlich, kostenpflichtig?

Viele Betriebe schicken statt eines Angebots einen Kostenvoranschlag. Hier gelten besondere Regeln, je nachdem, ob dein Kunde Privatperson oder Unternehmen ist. Gegenüber Verbrauchern ist ein Kostenvoranschlag laut WKO verbindlich, außer du erklärst ausdrücklich das Gegenteil. Das steht so auch in § 5 Abs. 2 Konsumentenschutzgesetz. Gegenüber Unternehmern ist er im Zweifel unverbindlich.

Auch beim Geld unterscheidet sich das. Ein Verbraucher muss für einen Kostenvoranschlag nur zahlen, wenn du ihn vorher auf die Zahlungspflicht hingewiesen hast, so § 5 Abs. 1 KSchG. Gegenüber Unternehmern ist er laut WKO grundsätzlich dann kostenpflichtig, wenn er aufwändige Vorarbeiten erfordert. Die WKO empfiehlt, Verbindlichkeit und Entgelt vor der Erstellung ausdrücklich zu vereinbaren.

Wird ein unverbindlicher Kostenvoranschlag beträchtlich überschritten, musst du den Kunden unverzüglich informieren. Laut WKO nennt die Rechtsprechung dafür als Richtwert mehr als 15 Prozent. Versäumst du diese Anzeige, verlierst du den Anspruch auf die Mehrkosten. Mehrkosten durch Änderungswünsche des Kunden kannst du verrechnen, holst dir dafür aber am besten vorher eine schriftliche Zustimmung.

• Privatkunde: Kostenvoranschlag verbindlich, außer ausdrücklich anders erklärt
• Privatkunde: kostenlos, außer du hast vorher auf die Kosten hingewiesen
• Firmenkunde: im Zweifel unverbindlich
• Überschreitung von mehr als rund 15 Prozent: sofort melden

Wann hörst du auf nachzufassen?

Nach zwei bis drei Kontakten ohne Reaktion ist es Zeit, das Angebot abzuschließen. Eine letzte, freundliche Nachricht wie „Ich gehe davon aus, dass das Thema gerade nicht passt, und lege Ihr Angebot zur Seite. Wenn sich etwas ändert, bin ich gern für Sie da“ hinterlässt einen guten Eindruck. Manchmal kommt genau darauf noch eine Antwort.

Notier dir bei jedem Nein den Grund, wenn du ihn erfährst. Nach ein paar Monaten siehst du Muster: zu teuer, zu spät, zu kompliziert. Daraus lernst du mehr als aus jedem Ratgeber.

Häufige Fragen

Kenny Trappl

Waldviertler, lebt in Gänserndorf und baut mit Klickfest Websites für heimische Betriebe. Auf Servus Kundschaft schreibt er über alles, was Kundschaft bringt. Mehr über mich